Mga halimbawa ng mga pampublikong talaan na hawak ng DHCD
Ang sumusunod ay isang di-eksklusibong listahan ng mga uri ng
pampublikong talaan na pinananatili ng DHCD
- Magbigay ng mga aplikasyon, pag-apruba, at pagtanggi
- Mga pag-audit ng programa
- Mga panloob na patakaran at pamamaraan
- Mga talaan ng mga lupon at Komisyon ng DHCD
- Komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado
HUMIHILING NG MGA RECORD
Maaari kang humiling ng mga talaan sa pamamagitan ng pakikipag-ugnay sa DHCD FOIA Officer o sinumang empleyado ng DHCD sa pamamagitan ng U.S. Mail, email, nang personal o sa telepono. Hindi hinihiling ng FOIA na ang iyong kahilingan ay nakasulat at hindi mo kailangang partikular na sabihin na humihiling ka ng mga talaan sa ilalim ng FOIA. Mula sa isang praktikal na pananaw, maaaring makatulong sa iyo at sa taong tumatanggap ng iyong kahilingan na isulat ang iyong kahilingan. Pinapayagan ka nitong lumikha ng isang talaan ng iyong kahilingan. Nagbibigay din ito sa amin ng isang malinaw na pahayag kung anong mga talaan ang hinihiling mo, upang walang hindi pagkakaunawaan sa isang verbal na kahilingan. Gayunpaman, hindi namin maaaring tanggihan na tumugon sa iyong kahilingan sa FOIA kung pipiliin mong huwag ilagay ito sa sulat.
Dapat tukuyin ng iyong kahilingan ang mga talaang hinahanap mo nang may "makatwirang pagtitiyak." Hindi ito tumutukoy o nililimitahan ang dami o bilang ng mga talaan na iyong hinihiling; sa halip, ito ay nangangailangan na ikaw ay maging sapat na tiyak upang matukoy namin at mahanap ang mga talaan na iyong hinahanap.
Ang iyong kahilingan ay dapat humingi ng mga kasalukuyang talaan o dokumento. Binibigyan ka ng FOIA ng karapatang siyasatin o kopyahin ang mga talaan; hindi ito nalalapat sa isang sitwasyon kung saan nagtatanong ka ng mga pangkalahatang katanungan tungkol sa gawain ng DHCD, at hindi rin nangangailangan ng DHCD na lumikha ng isang talaan na wala.
Maaari mong piliing tumanggap ng mga electronic record sa anumang format na ginagamit ng DHCD sa regular na kurso ng negosyo. Halimbawa, kung humihiling ka ng mga rekord na pinananatili sa isang database o spreadsheet, maaari mong piliin na tanggapin ang mga rekord na iyon sa elektronikong paraan, sa pamamagitan ng e-mail o sa isang computer disk, o tumanggap ng naka-print na kopya ng mga talaan na iyon.
Kung mayroon kaming mga katanungan tungkol sa iyong kahilingan, mangyaring makipagtulungan sa mga pagsusumikap ng kawani na linawin ang uri ng mga talaan na iyong hinahanap, o upang subukang maabot ang isang makatwirang kasunduan tungkol sa isang tugon sa isang malaking kahilingan. Ang paghiling ng FOIA ay hindi isang adversarial na proseso, ngunit maaaring kailanganin naming talakayin ang iyong kahilingan sa iyo upang matiyak na naiintindihan namin kung anong mga talaan ang iyong hinahanap.
Upang humiling ng mga talaan mula sa DHCD, mangyaring tumawag sa (804) 371-7000. Maaari ka ring magpadala ng mga kahilingan sa pamamagitan ng koreo sa 600 East Main Street, Suite 300, Richmond, Virginia 23219, o sa pamamagitan ng email sa andrew.malloy@dhcd.virginia.gov
Bilang karagdagan, ang Freedom of Information Advisory Council ay magagamit upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka tungkol sa FOIA. Maaaring makipag-ugnayan sa Konseho sa pamamagitan ng email sa foiacouncil@dls.virginia.gov, o sa pamamagitan ng telepono sa (804) 225-3056 o (toll free) sa (866) 448-4100, o sa pamamagitan ng kanilang website, http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm
MGA RESPONSIBILIDAD ng DHCD
Dapat tumugon ang DHCD sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw ng trabaho pagkatapos itong matanggap. Ang "Unang Araw" ay isinasaalang-alang sa araw pagkatapos matanggap ang iyong kahilingan. Ang limang araw na panahon ay hindi kasama ang katapusan ng linggo o pista opisyal.
Ang dahilan sa likod ng iyong kahilingan para sa mga pampublikong talaan mula sa DHCD ay walang kaugnayan, at hindi namin maitatanong sa iyo kung bakit mo gusto ang mga talaan bago kami tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, pinapayagan ng FOIA ang DHCD na hilingin sa iyo na ibigay ang iyong pangalan at legal na address.
Kinakailangan ng FOIA na gawin ng DHCD ang isa sa mga sumusunod na tugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw na yugto ng panahon:
Ibinibigay namin sa inyo ang mga rekord na inyong hiniling sa kabuuan nito.
Pinipigilan namin ang lahat ng mga rekord na iyong hiniling, dahil ang lahat ng mga talaan ay napapailalim sa isang partikular na pagbubukod ayon sa batas. Kung ang lahat ng mga tala ay pinipigilan, dapat kaming magpadala sa iyo ng tugon sa pamamagitan ng sulat. Ang pagsulat na iyon ay dapat tukuyin ang dami at paksa ng mga rekord na pinipigilan, at isaad ang partikular na seksyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot sa amin na pigilan ang mga rekord. Ibinigay namin ang ilan sa mga rekord na iyong hiniling, ngunit pinipigilan ang iba pang mga tala.
Hindi namin maaaring ipagkait ang buong rekord kung ang isang bahagi lamang nito ang sakop ng eksensiyon. Sa pagkakataong iyon, maaari naming takpan ang bahagi ng rekord na maaaring ipagkait, at dapat ibigay sa inyo ang natitirang bahagi ng rekord. Dapat kaming magbigay sa inyo ng isang nakasulat na tugon na nagsasaad ng tiyak na seksiyon ng Kodigo ng Virginia na nagpapahintulot na ipagkait ang ilang bahagi ng hiniling na mga rekord.
Kung halos imposible para sa DHCD na tumugon sa iyong kahilingan sa loob ng limang araw, dapat naming sabihin ito sa pamamagitan ng sulat, na ipinapaliwanag ang mga kundisyon na nagiging imposible sa pagtugon. Ito ay magbibigay-daan sa amin ng pitong karagdagang araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan, na nagbibigay sa amin ng kabuuang 12 araw ng trabaho upang tumugon sa iyong kahilingan.
Kung humiling ka para sa malaking bilang ng mga rekord, at sa palagay namin ay hindi namin maibibigay ang mga tala sa iyo sa loob ng 12 araw nang hindi naaabala ang aming iba pang mga responsibilidad sa organisasyon, maaari kaming magpetisyon sa korte para sa karagdagang panahon upang tumugon sa iyong kahilingan. Gayunpaman, hinihiling ng FOIA na gumawa kami ng makatwirang pagsisikap na magkaroon ng kasunduan sa iyo tungkol sa produksyon o mga talaan bago kami pumunta sa korte upang humingi ng karagdagang oras.
Ang DHCD ay maaaring gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa mga hiniling na rekord at dapat gawin ang lahat ng makatwirang pagsisikap na ibigay ang hiniling na mga tala sa pinakamababang posibleng gastos. Ang DHCD ay hindi dapat magpataw ng anumang extraneous, intermediary, o surplus na bayarin o gastos upang mabawi ang mga pangkalahatang gastos na nauugnay sa paglikha o pagpapanatili ng mga talaan o transaksyon sa pangkalahatang negosyo nito. Anumang bayad sa pagdoble na sinisingil ng DHCD ay hindi lalampas sa aktwal na halaga ng pagdoble.
Bago magsagawa ng paghahanap para sa mga talaan, aabisuhan ka ng DHCD nang nakasulat na maaari itong gumawa ng mga makatwirang singil na hindi lalampas sa aktwal na gastos na natamo sa pag-access, pagdodoble, pagbibigay, o paghahanap para sa mga hiniling na tala at magtanong kung gusto mong humiling ng pagtatantya ng gastos bago ang pagbibigay ng hiniling na mga talaan tulad ng itinakda sa subsection F ng § 2.2-3704 ng Code of Virginia.
